EN Căn cứ tại Công văn 7563/CTTPHCM-TTHT năm 2022 hướng dẫn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
Tổ chức trả thu nhập có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ phải nộp hồ sơ cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý qua Cổng thông tin Thuế điện tử.
Hồ sơ bao gồm:
– Thông báo phát hành chứng từ khấu trừ. Sử dụng mẫu thông báo phát hành biên lai 02/PH-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo phát hành cho chứng từ khấu trừ thuế điện tử.
Trường hợp Cổng thông tin Thuế điện tử (ứng dụng HTKK) chưa cập nhật mẫu 02/PH-BLG thì các tổ chức chi trả thu nhập gửi hồ sơ đến cổng hcmtax.
Lưu ý: Đối với các tổ chức chi trả thu nhập là văn phòng đại diện chưa có chữ ký số, để tiết kiệm chi phí, văn phòng đại diện có thể đăng ký chữ ký số được cấp một lần có hiệu lực sử dụng chỉ trong vòng 5 ngày.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có định dạng như thế nào?
Căn cứ tại Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ có ghi nhận nội dung sau đây:
Định dạng chứng từ điện tử
- Định dạng biên lai điện tử:
Các loại biên lai quy định tại điểm b khoản 1 Điều 30 Nghị định này phải thực hiện theo định dạng sau:
- a) Định dạng biên lai điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);
- b) Định dạng biên lai điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;
- c) Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định này.
- Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân:
Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định này theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định này.
- Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử
Như vậy, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ phải theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc sau:
– Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);
– Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);
– Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
– Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.
Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.
Ngoài ra, chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.
Khi nào phải lập chứng từ khấu trừ Thuế thu nhập cá nhân?
Căn cứu theo quy định tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
Thời điểm lập chứng từ
Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.
Như vậy tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN tổ chức khấu trừ thuế phải lập chứng từ cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế.
Qua bài viết trên, Pham Consult đã cùng bạn tìm hiểu cách đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo nghị định 123/2020/NĐ-CP. Mong những thông tin này sẽ bổ ích đối với công việc của bạn.
