EN Khi mối quan hệ lao động chấm dứt, việc hoàn tất các thủ tục hành chính tồn đọng luôn là nghĩa vụ cốt lõi mà người sử dụng lao động phải thực hiện, trong đó chốt sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) là bước đi quan trọng nhất. Cuốn sổ BHXH không chỉ là cuốn nhật ký ghi nhận toàn bộ quá trình cống hiến, đóng góp của người lao động mà còn là chiếc chìa khóa quyết định để họ được hưởng các chế độ an sinh thiết thực ngay sau đó như trợ cấp thất nghiệp hay bảo hiểm một lần. Nhằm giúp các tổ chức và bộ phận nhân sự thực hiện quy trình này một cách chuẩn xác, nhanh chóng và đúng luật, hãy cùng Phạm Consult tìm hiểu các quy định, trình tự thủ tục chốt sổ BHXH mới nhất hiện nay.
I.Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội
Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, trong đó chứa đựng thông tin cơ bản về nhân thân, ghi nhận việc đóng, hưởng, giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội và các thông tin cần thiết khác có liên quan. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử, bản giấy và có giá trị pháp lý như nhau.
Chốt sổ BHXH là việc cơ quan bảo hiểm ghi nhận quá trình tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp… trên sổ BHXH của người lao động khi họ dừng đóng BHXH tại một đơn vị. Theo quy định tại khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động. Ngoài ra, khoản 3 Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 cũng quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm phối với cơ quan bảo hiểm xã hội trong việc xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
Theo quy định tại Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp là người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu doanh nghiệp đã giữ của người lao động, trừ một số trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:
– Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động.
– Doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế.
– Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp.
– Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.
Trong đó, xác nhận sổ BHXH được hiểu là thời gian đã đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bỏa hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ, BNN) đã được hạch toán, phân bổ tiền nộp của người tham gia.
Như vậy, trách nhiệm chốt sổ BHXH thuộc về người sử dụng lao động.
Doanh nghiệp thực hiện ghi, xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN trong sổ BHXH như sau:
– Nội dung ghi trong sổ BHXH phải đầy đủ theo từng giai đoạn tương ứng với mức đóng và điều kiện làm việc của người tham gia BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN (kể cả thời gian người lao động không làm việc và không hưởng tiền lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng như nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau, thai sản; nghỉ việc không hưởng tiền lương; tạm hoãn hợp đồng lao động).
Đối với doanh nghiệp chậm đóng tiền đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN, nếu người lao động đủ điều kiện hưởng BHXH hoặc chấm dứt hợp đồng lao động thì doanh nghiệp có trách nhiệm đóng đủ các loại bảo hiểm nêu trên bao gồm cả tiền lãi chậm đóng theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội xác nhận sổ BHXH để kịp thời giải quyết chế độ BHXH, BHTN cho người lao động.
Trường hợp doanh nghiệp chưa đóng đủ thì xác nhận sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN. Sau khi thu hồi được số tiền doanh nghiệp còn chậm đóng thì xác nhận bổ sung trên sổ BHXH
II. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động
Bước 1. Thông báo giảm lao động tham gia bảo hiểm xã hội
Doanh nghiệp có trách nhiệm đóng đủ BHXH, BHTN, BHTNLĐ – BNN và lập hồ sơ báo giảm theo hồ sơ điện tử 600 gửi đến cơ quan bảo hiểm đang quản lý nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Lưu ý: Việc báo giảm lao động được thực hiện hàng tháng kịp thời, không để dồn vào những ngày cuối cùng của tháng. Doanh nghiệp nộp không quá 03 bộ hồ sơ/tháng (trừ trường hợp cần thiết khác) và thực hiện chuyển nộp tiền đóng bảo hiểm chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng.
Bước 2. Thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội
– Trường hợp sổ BHXH đã rà soát và trả sổ cho người lao động, cơ quan BHXH căn cứ hồ sơ báo giảm thực hiện xác nhận và in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ – BNN chuyển về doanh nghiệp để trả cho người lao động.
– Trường hợp sổ BHXH chưa được cơ quan BHXH rà soát và trả sổ thì cơ quan BHXH không xác nhận quá trình BHXH, BHTN theo hồ sơ điện tử 600 đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ giấy theo phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) 626 kèm sổ BHXH nộp cho cơ quan BHXH qua bưu điện để được rà soát, cập nhật dữ liệu, xác nhận và in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ – BNN, chuyển về đơn vị để trả cho người lao động.
– Trường hợp đơn vị nợ tại thời điểm nộp hồ sơ báo giảm, sau khi được cơ quan BHXH xác nhận, in tờ rời sổ BHXH đến thời điểm đã đóng đủ tiền BHXH, BHTN, BHTNLĐ – BNN; doanh nghiệp có trách nhiệm nộp đủ số tiền nợ và lập Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ – BNN cho người lao động (không cần nộp sổ BHXH) gửi theo PGNHS 620 cho cơ quan BHXH để in tờ rời sổ BHXH xác nhận bổ sung.
Đối với hồ sơ điều chỉnh quá trình đóng BHXH, BHTN: Doanh nghiệp chỉ nộp hồ sơ 600 điện tử với các trường hợp đang tham gia tại doanh nghiệp và cơ quan BHXH chỉ điều chỉnh dữ liệu không thực hiện in tờ rời xác nhận quá trình điều chỉnh, các trường hợp nghỉ việc đã chốt sổ và in tờ rời phải nộp theo hồ sơ 609 giấy kèm sổ BHXH để thực hiện in tờ rời xác nhận lại quá trình đóng theo đúng dữ liệu đã điều chỉnh.
