CẤP LẠI GIẤY XÁC NHẬN KHÔNG THUỘC DIỆN CẤP GIẤY PHÉP LAO ĐỘNG CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI LÀM VIỆC TẠI VIỆT NAM

Trong bối cảnh nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam ngày càng gia tăng, việc thực hiện đúng các quy định về lao động là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định và hạn chế các rủi ro pháp lý. Đối với những trường hợp người lao động nước ngoài thuộc diện không phải xin giấy phép lao động, Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động là căn cứ pháp lý quan trọng để chứng minh việc làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Tuy nhiên, khi giấy xác nhận bị mất, hư hỏng hoặc có sự thay đổi thông tin, doanh nghiệp và người lao động cần thực hiện thủ tục cấp lại theo đúng quy định của pháp luật để bảo đảm tính liên tục của hồ sơ lao động. Hãy cùng Phạm Consult tìm hiểu những quy định liên quan đến thủ tục này và các vấn đề pháp lý cần lưu ý trong quá trình thực hiện.

1. Trường hợp cấp lại giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động là loại là văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp cho phép người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam khi người nước ngoài đó thuộc vào các trường hợp không cần phải có giấy phép lao động để làm việc. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc của người lao động nước ngoài, nếu phát sinh các tình huống thuộc trường hợp phải xin cấp lại giấy xác nhận này, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy xác nhận theo quy định pháp luật.

Cụ thể theo quy định tại Điều 11 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động phải được cấp lại khi người lao động rơi vào các trường hợp sau:

(i) Giấy xác nhận còn thời hạn nhưng bị mất hoặc hư hỏng

Trường hợp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động vẫn còn thời hạn hiệu lực nhưng bị mất, rách, nhòe thông tin, hoặc hư hỏng đến mức không thể sử dụng, người sử dụng lao động phải tiến hành thủ tục xin cấp lại.

Việc này nhằm bảo đảm người lao động nước ngoài luôn có đầy đủ giấy tờ hợp lệ trong suốt thời gian làm việc tại Việt Nam, phục vụ cho công tác quản lý lao động, thanh tra, kiểm tra của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

(ii) Thay đổi nội dung thông tin trên giấy xác nhận

Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động phải được cấp lại khi có sự thay đổi thông tin ghi nhận trên giấy này. Tuy nhiên, không phải mọi thay đổi liên quan đến người lao động nước ngoài đều thực hiện thủ tục cấp lại giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Chỉ khi giấy xác nhận thay đổi một trong các nội dung thông tin dưới đây, người sử dụng lao động mới thực hiện thủ tục cấp lại giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động:

– Họ và tên của người lao động nước ngoài;

– Quốc tịch;

– Số hộ chiếu;

– Địa điểm làm việc;

– Thay đổi tên người sử dụng lao động nhưng không làm thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động, nghĩa là chỉ thay đổi tên gọi của doanh nghiệp trên các giấy tờ pháp lý mà không làm thay đổi tư cách pháp lý của người sử dụng lao động.

Đối với trường hợp thay đổi vị trí công việc, chức danh hoặc hình thức làm việc của người lao động nước ngoài, … làm ảnh hưởng đến căn cứ xác định miễn giấy phép lao động, thì giấy xác nhận đã cấp trước đó không còn phù hợp. Lúc này, doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục xin cấp mới giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, thay vì chỉ xin cấp lại.

2. Hồ sơ đề nghị cấp lại giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Theo quy định tại Điều 12 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp lại giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động bao gồm:

(i) Văn bản đề nghị cấp lại giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động của người sử dụng lao động.

(ii) Giấy tờ chứng minh việc thay đổi nội dung trong trường hợp thay đổi họ và tên, quốc tịch, số hộ chiếu, địa điểm làm việc, đổi tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động.

(iii) Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động còn thời hạn, trừ trường hợp bị mất.

3. Trình tự cấp lại giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp lại giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.

Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia đến cơ quan có thẩm quyền cấp lại giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp lại giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền cấp lại giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Trường hợp không cấp lại giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.

4. Thời hạn của giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động được cấp lại

Thời hạn của giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động được cấp lại bằng thời hạn của giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp trừ đi thời gian người lao động nước ngoài đã làm việc tính đến thời điểm nộp hồ sơ đề nghị cấp lại giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.