EN Người đại diện theo pháp luật đóng vai trò là cá nhân đại diện cho công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án. Đối với công ty TNHH một thành viên, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể xuất phát từ nhu cầu tái cấu trúc nhân sự, điều chỉnh chiến lược phát triển hoặc khi người đại diện cũ không còn đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật. Để đảm bảo quá trình chuyển giao diễn ra hợp pháp, không làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý phát sinh, doanh nghiệp cần nắm rõ và thực hiện đúng trình tự, thủ tục đăng ký thay đổi theo quy định hiện hành. Hãy cùng Phạm Consult tìm hiểu những quy định pháp lý chi tiết và các lưu ý quan trọng trong quá trình thực hiện thủ tục này.
1. Hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH một thành viên
Theo khoản 1 Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trường hợp Công ty TNHH một thành viên thay đổi người đại diện theo pháp luật, công ty gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp bao gồm các giấy tờ sau đây:
– Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật, được lập theo Mẫu số 13 quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính, trong đó bao gồm các thông tin về doanh nghiệp, thông tin về người đại diện theo pháp luật cũ và người đại diện theo pháp luật mới của công ty (Họ tên, ngày tháng năm sinh, loại giấy tờ pháp lý, số giấy tờ, địa chỉ thường trú và chỗ ở hiện tại).
– Bản sao hoặc bản chính quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên.
Để quá trình giải quyết thủ tục hành chính diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và không bị trả lại, doanh nghiệp cần chú trọng chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác theo như đã liệt kê cụ thể trên đây.
2. Thẩm quyền ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH một thành viên
Thẩm quyền ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH một thành viên là một trong những khía cạnh pháp lý quan trọng và dễ dẫn đến sai sót nhất khi chuẩn bị hồ sơ. Theo khoản 2 Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, đối với các trường hợp thông thường, người ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH một thành viên là Chủ tịch công ty.
Lưu ý: Trường hợp Chủ tịch công ty là người đại diện theo pháp luật thì người ký giấy đề nghị là Chủ tịch công ty mới được bổ nhiệm hoặc được bầu.
3. Trình tự, thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH một thành viên
Sau khi đã hoàn thiện bộ hồ sơ, bước tiếp theo doanh nghiệp cần thực hiện là nộp hồ sơ tới cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền, chờ cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và xử lý hồ sơ và sau đó nhận kết quả trả về cho công ty. Theo Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trình tự, thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH một thành viên sẽ cụ thể như sau:
– Công ty gửi hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt trụ sở chính.
– Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.
– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ.
– Trường hợp hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định.
– Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.
4. Khuyến nghị một số công việc mà các Công ty TNHH một thành viên cần lưu ý thực hiện sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật
Việc nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với thông tin người đại diện theo pháp luật mới chưa phải là bước kết thúc của toàn bộ quy trình. Nhằm đảm bảo tính đồng bộ và tránh gián đoạn trong các giao dịch, sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký thay đổi, công ty TNHH một thành viên nên khẩn trương thực hiện các công việc sau đây:
– Tiến hành thủ tục thay đổi thông tin chủ tài khoản ngân hàng, cập nhật chữ ký của người đại diện theo pháp luật mới tại tất cả các ngân hàng mà doanh nghiệp đang mở tài khoản giao dịch.
– Cập nhật thông tin chữ ký số mới, người đại diện pháp luật mới trên hệ thống nộp thuế điện tử và hệ thống khai báo bảo hiểm xã hội.
– Thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin người đại diện theo pháp luật mới trên các Giấy phép con của doanh nghiệp.
– Phát hành thông báo chính thức bằng văn bản gửi tới các đối tác, khách hàng và nhà cung cấp để cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật mới, đảm bảo tính hợp pháp và sự thông suốt khi ký kết, thực hiện các giao dịch sau thời điểm thay đổi.
