Nhân viên mua hộ: 5 lỗi thuế TNDN cần tránh 2026

Cập nhật ngày 30/10/2026

Trong hoạt động doanh nghiệp, nhân viên có thể được giao mua thiết bị, vật tư hoặc dịch vụ phục vụ công việc bằng tài khoản cá nhân, sau đó đề nghị công ty hoàn lại số tiền đã thanh toán. Quy trình này thuận tiện nhưng nếu thiếu phê duyệt hoặc chứng từ thanh toán phù hợp, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi xác định chi phí được trừ tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Từ năm 2026, trường hợp nhân viên mua hộ hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên cần được kiểm tra kỹ theo quy định về thanh toán không dùng tiền mặt. Đáng chú ý, không chỉ giao dịch giữa nhân viên và nhà cung cấp mà cả giao dịch công ty hoàn lại tiền cho nhân viên đều phải có chứng từ phù hợp trong trường hợp pháp luật quy định.

Bài viết dưới đây của PHAM CONSULT giải thích điều kiện, hồ sơ hoàn ứng, ví dụ thực tế và cách phân biệt chi phí được trừ thuế TNDN với khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

1. Quy định năm 2026 đối với trường hợp nhân viên mua hộ hàng hóa

Căn cứ đầu tiên là Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15, có hiệu lực từ ngày 01/10/2025. Khoản 1 Điều 9 quy định nguyên tắc xác định các khoản chi được trừ khi tính thu nhập chịu thuế.

Tiếp theo, Nghị định số 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, có hiệu lực từ ngày 15/12/2025, quy định tại điểm c khoản 1 Điều 9 về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên.

Ngày 12/03/2026, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 20/2026/TT-BTC quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định số 320/2025/NĐ-CP. Điểm b khoản 13 Điều 3 Thông tư 20 hướng dẫn cụ thể hồ sơ đối với trường hợp doanh nghiệp ủy quyền hoặc giao người lao động trực tiếp mua hộ hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên và người lao động thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt.

Nghị định 320 còn được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 141/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 68/2026/NĐ-CP quy định về chính sách thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và Nghị định số 320/2025/NĐ-CP. Những thay đổi tại Nghị định 141 liên quan đến chính sách thuế khác, trong đó có quy định miễn thuế theo doanh thu; hướng dẫn hồ sơ nhân viên mua hộ nêu trên vẫn cần được áp dụng theo văn bản hiện hành.

Nguồn chính thức để đối chiếu: Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15, Nghị định 320/2025/NĐ-CP, Thông tư 20/2026/TT-BTC và Nghị định 141/2026/NĐ-CP.

2. Nhân viên mua hộ có được tính vào chi phí được trừ thuế TNDN không?

Có thể được tính vào chi phí được trừ nếu giao dịch thực sự phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh và đáp ứng đủ điều kiện về hóa đơn, chứng từ, ủy quyền và thanh toán theo quy định áp dụng.

Theo điểm b khoản 13 Điều 3 Thông tư 20, đối với trường hợp nhân viên mua hộ và thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng trở lên, hồ sơ cần có bốn nhóm tài liệu: hóa đơn và chứng từ phù hợp; quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định cho phép người lao động mua, thanh toán hộ; chứng từ người lao động thanh toán không dùng tiền mặt cho nhà cung cấp; và chứng từ doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động bằng phương thức không dùng tiền mặt.

Trong hồ sơ nhân viên mua hộ, điểm thường bị bỏ sót là có hai lần thanh toán phải kiểm tra. Lần thứ nhất là nhân viên trả tiền cho bên bán. Lần thứ hai là công ty hoàn ứng cho nhân viên. Chỉ lưu chứng từ chuyển khoản của công ty ở bước cuối chưa đủ để chứng minh toàn bộ quy trình.

Để việc nhân viên mua hộ không gây khó khăn khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên phân công bộ phận có thẩm quyền phê duyệt giao dịch từ trước và yêu cầu hồ sơ hoàn ứng dẫn chiếu được đến chứng từ gốc.

3. Hồ sơ nhân viên mua hộ từ 5 triệu đồng gồm những gì?

Nhóm hồ sơ	Tài liệu cần có hoặc nên lưu	Mục đích kiểm tra
Mục đích kinh doanh	Phiếu đề xuất mua, thông tin dự án hoặc yêu cầu công việc	Chứng minh khoản chi liên quan hoạt động doanh nghiệp
Phân quyền	Quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định giao mua hộ	Xác nhận nhân viên được phép thực hiện giao dịch
Hóa đơn, chứng từ	Hóa đơn hợp lệ và hồ sơ nghiệp vụ liên quan	Chứng minh bản chất và giá trị khoản chi
Thanh toán nhà cung cấp	Sao kê hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của nhân viên	Xác định phương thức thanh toán ban đầu
Hoàn ứng	Chứng từ doanh nghiệp chuyển khoản hoặc thanh toán không dùng tiền mặt cho nhân viên	Chứng minh giao dịch hoàn trả
Đối chiếu	Hồ sơ đề nghị hoàn ứng khớp với hóa đơn, thanh toán và bút toán	Hạn chế hoàn ứng trùng hoặc thiếu chứng từ

Đối với nhân viên mua hộ, những nội dung về ủy quyền, hóa đơn và hai bước thanh toán có cơ sở trực tiếp tại điểm b khoản 13 Điều 3 Thông tư 20. Các tài liệu phục vụ phê duyệt và đối chiếu chi tiết là đề xuất quản trị bổ sung, không phải một biểu mẫu bắt buộc riêng của Bộ Tài chính.

3.1. Nhân viên mua hộ nhưng trả tiền mặt có được trừ không?

Nếu khoản mua thuộc trường hợp từ 5 triệu đồng trở lên quy định tại điểm b khoản 13 Điều 3 Thông tư 20, hồ sơ phải thể hiện người lao động thanh toán bằng dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt. Vì vậy, nhân viên mua hộ rồi trả tiền mặt cho nhà cung cấp tạo ra rủi ro không đáp ứng điều kiện chi phí được trừ, dù sau đó công ty chuyển khoản hoàn ứng cho nhân viên.

Khi nhân viên mua hộ, không nên kết luận khoản chi được trừ chỉ dựa trên hóa đơn hoặc phiếu đề nghị thanh toán. Cần xác định toàn bộ phương thức thanh toán và những quy định riêng có thể áp dụng cho giao dịch cụ thể.

3.2. Công ty hoàn ứng cho nhân viên bằng tiền mặt thì sao?

Điểm b khoản 13 Điều 3 Thông tư 20 cũng yêu cầu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp trả lại tiền cho người lao động. Do đó, với khoản nhân viên mua hộ thuộc trường hợp quy định này, doanh nghiệp hoàn ứng bằng tiền mặt là điểm rủi ro khác cần tránh.

Một quy trình nhân viên mua hộ dễ kiểm soát là người lao động sử dụng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt khi trả nhà cung cấp, sau đó công ty hoàn ứng qua ngân hàng với nội dung chuyển khoản thể hiện mã đề nghị thanh toán hoặc số chứng từ.

3.3. Hóa đơn dưới 5 triệu đồng có mặc nhiên được trừ không?

Không. Mốc 5 triệu đồng là điều kiện liên quan chứng từ thanh toán trong những trường hợp được pháp luật quy định, chứ không thay thế yêu cầu khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh, có chứng từ phù hợp và không thuộc các khoản chi không được trừ.

Ngoài ra, doanh nghiệp phải xem xét bản chất từng giao dịch, những lần mua trong cùng ngày từ một người bán và các quy định cụ thể có liên quan. Không nên cố tình chia nhỏ một giao dịch để né yêu cầu kiểm soát.

4. Ví dụ: Nhân viên mua thiết bị văn phòng 8 triệu đồng

Giả sử một công ty tư vấn FDI cần mua thiết bị làm việc cho dự án khách hàng. Bộ phận quản lý giao một nhân viên mua hộ thiết bị với giá 8 triệu đồng, có quyết định hoặc quy chế nội bộ cho phép việc mua hàng.

Nhân viên sử dụng thẻ ngân hàng cá nhân thanh toán cho nhà cung cấp, nhận hóa đơn phù hợp và chuyển toàn bộ chứng từ cho kế toán. Sau khi kiểm tra, công ty hoàn ứng 8 triệu đồng vào tài khoản của nhân viên bằng chuyển khoản, lưu lại chứng từ đối chiếu.

Trong trường hợp này, hồ sơ nhân viên mua hộ có thể đáp ứng những yêu cầu chứng từ tại điểm b khoản 13 Điều 3 Thông tư 20, nếu giao dịch thực sự phục vụ doanh nghiệp và tuân thủ các điều kiện pháp luật khác.

Ngược lại, nếu nhân viên thanh toán 8 triệu đồng bằng tiền mặt cho bên bán rồi công ty mới chuyển khoản hoàn ứng, doanh nghiệp không thể coi hai trường hợp là tương đương. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt tại bước mua hàng đã không được đáp ứng theo tình huống pháp luật nêu trên.

Ví dụ nhân viên mua hộ này chỉ mang tính minh họa, không phải hồ sơ khách hàng thực tế của PHAM CONSULT.

5. Phân biệt hoàn ứng cho nhân viên với khoản mua hàng chưa thanh toán

Một điểm kế toán cần làm rõ: nhân viên mua hộ khác với trường hợp doanh nghiệp đã ghi nhận chi phí mua hàng trực tiếp từ nhà cung cấp nhưng chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận.

Theo điểm c3 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320 và điểm c khoản 13 Điều 3 Thông tư 20, một số khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí có thể được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng hồ sơ quy định, bao gồm hợp đồng và biên bản bàn giao. Khi thanh toán sau đó, doanh nghiệp phải có chứng từ không dùng tiền mặt.

Nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo yêu cầu, quy định có cơ chế điều chỉnh giảm khoản chi phí đã được trừ tại kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán.

Do vậy, không nên sử dụng ngoại lệ về khoản chưa thanh toán để giải thích cho trường hợp nhân viên mua hộ đã trả tiền mặt từ trước.

Đọc thêm giải đáp của Chính phủ về khoản chi chưa thanh toán và chi phí được trừ.

6. Chi phí được trừ thuế TNDN có đồng nghĩa được khấu trừ VAT đầu vào?

Không. Điều kiện để tính chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào là hai phép kiểm tra pháp lý khác nhau.

Thông tư 20 hướng dẫn bộ hồ sơ chi phí được trừ theo pháp luật thuế TNDN. Điều này không tự động chứng minh hóa đơn và phương thức thanh toán đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Khi nhân viên mua hộ, doanh nghiệp cần kiểm tra riêng quy định về thuế GTGT áp dụng, bao gồm tư cách người mua trên hóa đơn, loại giao dịch, căn cứ ủy quyền và điều kiện thanh toán. Đặc biệt, việc kế toán phê duyệt hoàn ứng không thay thế việc đánh giá hồ sơ khấu trừ thuế GTGT.

Đối với doanh nghiệp FDI có nhiều bộ phận, nên có quy trình đối chiếu giữa phiếu mua hàng, yêu cầu hoàn ứng, sổ kế toán và tờ khai thuế để tránh một khoản chi được ghi nhận nhưng hồ sơ thuế còn thiếu.

7. Năm sai lầm khiến hồ sơ nhân viên mua hộ gặp rủi ro

Thứ nhất, giao nhân viên mua hộ nhưng không có quy định hoặc quyết định chứng minh thẩm quyền. Khi quyết toán thuế, doanh nghiệp khó giải thích vì sao một giao dịch qua tài khoản cá nhân lại thuộc chi phí của công ty.

Thứ hai, nhân viên thanh toán tiền mặt cho nhà cung cấp trong trường hợp phải có chứng từ không dùng tiền mặt. Việc công ty hoàn ứng qua ngân hàng sau đó không thể tạo ra chứng từ thanh toán ban đầu.

Thứ ba, công ty trả lại tiền cho nhân viên bằng tiền mặt dù người lao động đã thanh toán cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản. Trong trường hợp được quy định, hồ sơ cần chứng minh cả hai bước thanh toán.

Thứ tư, phiếu hoàn ứng không dẫn chiếu đến hóa đơn, người bán và mục đích chi tiêu. Điều này làm tăng nguy cơ ghi nhận trùng hoặc khó đối chiếu với sổ kế toán.

Cuối cùng, doanh nghiệp mặc định đủ điều kiện chi phí được trừ TNDN đồng nghĩa đủ điều kiện khấu trừ VAT đầu vào mà không đánh giá riêng quy định thuế GTGT.

Một quy trình nhân viên mua hộ được thiết kế tốt cần kiểm soát từ bước giao mua, thanh toán đến ghi nhận kế toán và lưu trữ hồ sơ.

8. Câu hỏi thường gặp

Nhân viên mua hộ trên 5 triệu đồng có được tính chi phí được trừ không?

Có thể, nếu khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh và có đủ chứng từ, phê duyệt cùng thanh toán không dùng tiền mặt theo trường hợp điểm b khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC và các điều kiện khác có liên quan.

Nhân viên dùng tài khoản ngân hàng cá nhân thanh toán có được không?

Quy định có hướng dẫn đối với nhân viên được ủy quyền mua hộ và thanh toán qua phương thức không dùng tiền mặt, với yêu cầu lưu chứng từ thanh toán và hồ sơ nội bộ phù hợp.

Công ty hoàn ứng bằng tiền mặt có được không?

Trong trường hợp nhân viên mua hộ thuộc phạm vi điểm b khoản 13 Điều 3 Thông tư 20, hồ sơ yêu cầu chứng từ doanh nghiệp thanh toán không dùng tiền mặt cho người lao động.

Giao dịch từ 5 triệu đồng chuyển khoản là chắc chắn được trừ?

Không. Ngoài chứng từ thanh toán, khoản chi vẫn phải có mục đích kinh doanh, chứng từ phù hợp và không thuộc danh mục chi phí không được trừ theo pháp luật.

Hồ sơ nhân viên mua hộ có tự động được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không?

Không. Khi nhân viên mua hộ, doanh nghiệp cần đánh giá thêm điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo các quy định liên quan.

9. PHAM CONSULT hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ chi phí như thế nào?

Quy trình hoàn ứng là nghiệp vụ thường gặp nhưng có thể ảnh hưởng đến kết quả xác định chi phí được trừ, công tác đối chiếu chứng từ và độ tin cậy của báo cáo kế toán.

Công ty TNHH Tư vấn Phạm & Các Cộng sự (PHAM CONSULT) cung cấp dịch vụ tư vấn thuế và kế toán cho doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam, bao gồm các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Tùy phạm vi dịch vụ được thỏa thuận, PHAM CONSULT có thể hỗ trợ rà soát chứng từ, đánh giá rủi ro thuế và tư vấn quy trình kế toán phù hợp.

Quý doanh nghiệp có thể tham khảo Dịch vụ tư vấn thuế và Dịch vụ kế toán. Nếu cần rà soát quy trình nhân viên mua hộ hoặc hồ sơ hoàn ứng, vui lòng liên hệ PHAM CONSULT.

PHAM CONSULT
Website: https://phamconsult.com/
Email: info@phamconsult.com
Điện thoại TP. Hồ Chí Minh: (028) 3930 2487

Lưu ý: Bài viết cung cấp thông tin tham khảo cập nhật đến ngày 30/10/2026. Việc xác định chi phí được trừ và khấu trừ thuế GTGT phải dựa trên giao dịch, hồ sơ thực tế, ngoại lệ áp dụng và văn bản pháp luật còn hiệu lực. Nội dung không thay thế tư vấn chuyên môn cho từng trường hợp.