EN Dịch vụ tính lương tại TP.HCM cho doanh nghiệp có cả nhân viên Việt Nam và người nước ngoài
Dịch vụ tính lương tại TP.HCM có thể chạy một bảng lương chung cho cả nhân viên Việt Nam và người nước ngoài, nhưng hai nhóm này được xử lý khác nhau ở bốn điểm: cư trú thuế thu nhập cá nhân (TNCN), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và giấy phép lao động. Năm 2026, quy định ở nhiều điểm trong số này đã thay đổi. Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 áp dụng cho thu nhập từ tiền lương, tiền công từ kỳ tính thuế 2026, mức trần căn cứ đóng bảo hiểm tăng từ ngày 01/7/2026, và một nghị định mới về người lao động nước ngoài có hiệu lực từ ngày 05/12/2026.
Bài viết nêu những điểm khác nhau giữa hai nhóm, các tỷ lệ và thời hạn chi phối bảng lương hằng tháng, và những lỗi cần tránh, dù bạn tự tính lương nội bộ hay sử dụng dịch vụ tính lương tại TP.HCM. Nội dung phản ánh quy định pháp luật tại ngày 25/10/2026.
Nhân viên Việt Nam và người nước ngoài khác nhau ở đâu
Bảng dưới đây tóm tắt năm điểm khác biệt mà dịch vụ tính lương tại TP.HCM cần nắm khi xử lý bảng lương có cả hai nhóm nhân viên.
| Hạng mục tính lương | Nhân viên Việt Nam | Nhân viên nước ngoài | Căn cứ pháp lý |
|---|---|---|---|
| Tình trạng cư trú thuế TNCN | Thường là cá nhân cư trú | Cư trú hoặc không cư trú, tùy số ngày có mặt và nơi ở | Khoản 2 và 3 Điều 2, Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15 |
| Thuế TNCN đối với tiền lương, tiền công | Biểu thuế lũy tiến từ 5% đến 35% sau giảm trừ gia cảnh | Cá nhân cư trú: như nhân viên Việt Nam, tính trên thu nhập toàn cầu. Cá nhân không cư trú: 20% thu nhập từ tiền lương, tiền công cho công việc tại Việt Nam, bất kể nơi chi trả | Điều 2, 9, 10 và 21, Luật Thuế TNCN |
| Bảo hiểm xã hội bắt buộc | Có, theo hợp đồng lao động | Có, nếu hợp đồng lao động từ 12 tháng trở lên, trừ ba trường hợp | Khoản 1 và 2 Điều 2, Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 |
| Bảo hiểm thất nghiệp | Có | Không: Luật Việc làm áp dụng cho công dân Việt Nam | Khoản 1 Điều 1 và Điều 31, Luật Việc làm số 74/2025/QH15 |
| Giấy phép lao động | Không cần | Giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn giấy phép lao động | Điều 151 và 154, Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14; Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, được thay thế bởi Nghị định số 393/2026/NĐ-CP từ ngày 05/12/2026 |
Ba trường hợp người lao động nước ngoài không thuộc diện đóng theo khoản 2 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội là: người di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp; người đã đủ tuổi nghỉ hưu theo khoản 2 Điều 169 Bộ luật Lao động tại thời điểm giao kết hợp đồng; và trường hợp điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định khác.
Thuế thu nhập cá nhân: bắt đầu từ tình trạng cư trú
Theo khoản 2 Điều 2 Luật Thuế TNCN, cá nhân là đối tượng cư trú nếu đáp ứng một trong hai điều kiện:
- Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong một năm dương lịch, hoặc trong 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt.
- Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, bao gồm nơi đăng ký thường trú hoặc nhà thuê để ở theo hợp đồng thuê có thời hạn.
Người không đáp ứng điều kiện nào là cá nhân không cư trú (khoản 3). Cá nhân cư trú chịu thuế đối với thu nhập chịu thuế phát sinh trong và ngoài Việt Nam (khoản 1). Với thu nhập từ tiền lương, tiền công, cá nhân cư trú áp dụng biểu thuế lũy tiến theo Điều 9 sau khi giảm trừ gia cảnh theo Điều 10. Cá nhân không cư trú nộp 20% trên thu nhập từ tiền lương, tiền công nhận được cho công việc tại Việt Nam, bất kể nơi chi trả (Điều 21).
| Bậc | Thu nhập tính thuế mỗi tháng (triệu đồng) | Thuế suất |
|---|---|---|
| 1 | Đến 10 | 5% |
| 2 | Trên 10 đến 30 | 10% |
| 3 | Trên 30 đến 60 | 20% |
| 4 | Trên 60 đến 100 | 30% |
| 5 | Trên 100 | 35% |
Theo khoản 1 Điều 10, mức giảm trừ gia cảnh là 15,5 triệu đồng/tháng cho người nộp thuế và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc. Theo khoản 2 Điều 29, các quy định về thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được áp dụng từ kỳ tính thuế 2026, dù Luật nói chung có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.
Ví dụ giả định: một quản lý người Nhật đến TP.HCM ngày 01/8/2026 theo đợt biệt phái hai năm và ký hợp đồng thuê căn hộ một năm. Theo điểm b khoản 2 Điều 2, nhà thuê để ở theo hợp đồng thuê có thời hạn được tính là nơi ở thường xuyên, nên bảng lương cần xử lý người này là cá nhân cư trú, tùy theo các điều kiện về hợp đồng thuê mà văn bản hướng dẫn quy định.
Là cá nhân cư trú, người này chịu thuế trên thu nhập từ tiền lương, tiền công toàn cầu, nên khoản lương mà công ty Nhật chi trả tại Nhật cho thời gian biệt phái ở Việt Nam phải được cộng vào số liệu bảng lương tại Việt Nam. Việt Nam đã ký hiệp định tránh đánh thuế hai lần với cả Nhật Bản và Hàn Quốc; việc được hưởng ưu đãi theo hiệp định phụ thuộc vào thực tế từng trường hợp.
Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp
Các tỷ lệ đóng dưới đây là phần dịch vụ tính lương tại TP.HCM áp dụng hằng tháng cho từng nhóm nhân viên.
| Khoản đóng | Nhân viên Việt Nam (doanh nghiệp / người lao động) | Nhân viên nước ngoài thuộc diện BHXH bắt buộc (doanh nghiệp / người lao động) | Căn cứ pháp lý |
|---|---|---|---|
| Hưu trí và tử tuất | 14% / 8% | 14% / 8% | Điều 33 và 34, Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 |
| Ốm đau và thai sản | 3% / không | 3% / không | Điều 33 và 34, Luật Bảo hiểm xã hội |
| Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp | 0,5% / không | 0,5% / không | Luật An toàn, vệ sinh lao động số 84/2015/QH13 và nghị định hướng dẫn |
| Bảo hiểm y tế | 3% / 1,5% | 3% / 1,5% | Điều 3, Nghị định số 188/2025/NĐ-CP (4,5%, doanh nghiệp hai phần ba, người lao động một phần ba) |
| Bảo hiểm thất nghiệp | 1% / 1% | Không áp dụng | Điều 31 và khoản 1 Điều 33, Luật Việc làm số 74/2025/QH15 |
| Tổng cộng | 21,5% / 10,5% | 20,5% / 9,5% | Cộng các dòng trên |
Tiền đóng được tính trên tiền lương tháng, bao gồm phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác được thỏa thuận trả thường xuyên trong hợp đồng lao động (khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội, hướng dẫn chi tiết tại Nghị định số 158/2025/NĐ-CP). Căn cứ đóng tối đa bằng 20 lần mức tham chiếu. Từ ngày 01/7/2026, mức tham chiếu là 2,53 triệu đồng, nên mức trần là 50,6 triệu đồng/tháng. Với nhiều chuyên gia nước ngoài, mức trần chứ không phải lương thực tế quyết định số tiền đóng.
Khi hợp đồng lao động ghi và trả lương bằng ngoại tệ, căn cứ đóng bảo hiểm được quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá mua chuyển khoản bình quân do bốn ngân hàng thương mại nhà nước công bố vào cuối ngày 02/01 cho sáu tháng đầu năm và ngày 01/7 cho sáu tháng cuối năm (Nghị định số 158/2025/NĐ-CP). Bảo hiểm y tế bằng 4,5% của cùng căn cứ đó, doanh nghiệp đóng hai phần ba và người lao động đóng một phần ba (Nghị định số 188/2025/NĐ-CP, hiệu lực từ ngày 15/8/2025).
Bảo hiểm thất nghiệp chỉ áp dụng cho nhân viên Việt Nam, vì Luật Việc làm số 74/2025/QH15 định nghĩa người lao động là công dân Việt Nam (khoản 1 Điều 1). Bảo hiểm thất nghiệp được đóng cùng lúc với bảo hiểm xã hội và chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo chu kỳ đóng (khoản 2 và 3 Điều 33).
Giấy phép lao động và bảng lương
Người lao động nước ngoài cần có giấy phép lao động hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (Điều 151 và 154 Bộ luật Lao động). Đến hết ngày 04/12/2026, Nghị định số 219/2025/NĐ-CP được áp dụng. Nghị định số 393/2026/NĐ-CP, ban hành ngày 20/10/2026, thay thế nghị định này từ ngày 05/12/2026. Theo nghị định mới:
- Giấy phép lao động có thời hạn tối đa hai năm (Điều 22), và mỗi lần gia hạn cũng tối đa hai năm (Điều 30).
- Doanh nghiệp nộp hồ sơ ít nhất 10 ngày làm việc và không quá 60 ngày trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc; cơ quan có thẩm quyền giải quyết trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ (Điều 23).
- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động, và có thể phân cấp thẩm quyền này (Điều 5).
- Các trường hợp miễn bao gồm chủ sở hữu và thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị vốn góp từ 3 tỷ đồng trở lên (Điều 8).
Với bộ phận tính lương, hoặc với đơn vị cung cấp dịch vụ tính lương tại TP.HCM, ngày hết hạn giấy phép quan trọng không kém tiền lương. Theo khoản 2 Điều 151 Bộ luật Lao động, thời hạn hợp đồng lao động của người lao động nước ngoài không được vượt quá thời hạn giấy phép lao động. Hãy đưa ngày hết hạn vào lịch tính lương và bắt đầu thủ tục gia hạn sớm.
Lịch tính lương
| Thời điểm | Công việc | Căn cứ pháp lý |
|---|---|---|
| Mỗi kỳ trả lương | Tính lương từ gộp sang thực nhận; khấu trừ thuế TNCN và phần bảo hiểm người lao động đóng | Luật Thuế TNCN; Luật Bảo hiểm xã hội |
| Chậm nhất ngày 20 của tháng sau (khai theo tháng), hoặc ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau (khai theo quý) | Nộp tờ khai khấu trừ thuế TNCN | Khoản 2 và 3 Điều 10, Nghị định số 252/2026/NĐ-CP |
| Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng sau | Đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp của tháng | Khoản 2 và 3 Điều 33, Luật Việc làm |
| Ngày 01/01 và 01/7 | Cập nhật giá trị quy đổi sang đồng Việt Nam của tiền lương ngoại tệ dùng làm căn cứ đóng bảo hiểm | Nghị định số 158/2025/NĐ-CP |
| Trước khi giấy phép lao động hết hạn | Gia hạn hoặc xin cấp mới; hợp đồng lao động không được vượt quá thời hạn giấy phép | Khoản 2 Điều 151, Bộ luật Lao động; Điều 22, 23 và 30, Nghị định số 393/2026/NĐ-CP từ ngày 05/12/2026 |
| Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng thứ ba sau khi kết thúc năm | Quyết toán thuế TNCN năm cho nhân viên ủy quyền cho doanh nghiệp | Điểm a khoản 5 Điều 10, Nghị định số 252/2026/NĐ-CP |
Thời hạn nộp tờ khai thuế TNCN được quy định tại khoản 2 và 3 Điều 10 Nghị định số 252/2026/NĐ-CP. Doanh nghiệp khai theo tháng hay theo quý tùy thuộc tiêu chí trong quy định về quản lý thuế; dịch vụ tính lương tại TP.HCM nên xác nhận kỳ khai thuế ngay khi nhận khách hàng mới.
Trước kỳ lương đầu tiên: dịch vụ tính lương tại TP.HCM cần gì từ bạn
Phần lớn các lần điều chỉnh bảng lương bắt nguồn từ thông tin bị thiếu khi tiếp nhận nhân viên. Trước kỳ lương đầu tiên, dịch vụ tính lương tại TP.HCM thường đề nghị cung cấp các thông tin sau cho mỗi nhân viên mới:
- Hợp đồng lao động đã ký, ghi rõ tiền lương, các khoản phụ cấp và đồng tiền chi trả.
- Mã số thuế của nhân viên, hoặc thông tin cần thiết để đăng ký, cùng người phụ thuộc cần đăng ký giảm trừ gia cảnh.
- Với nhân viên nước ngoài: hộ chiếu, giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn, ngày nhập cảnh và hợp đồng thuê nhà hoặc thông tin nơi ở dùng để xác định cư trú.
- Thông tin bảo hiểm xã hội của nhân viên thuộc diện đóng bắt buộc.
- Thông tin tài khoản ngân hàng, và phần lương (nếu có) do công ty mẹ chi trả ở nước ngoài.
Thu thập đủ thông tin này ngay từ đầu giúp dịch vụ tính lương tại TP.HCM tránh những lần điều chỉnh phổ biến nhất về sau: sai tình trạng cư trú, người phụ thuộc chưa được đăng ký, hoặc căn cứ đóng bảo hiểm thiếu các khoản phụ cấp có trong hợp đồng.
6 lỗi tính lương cần tránh
- Xem chuyên gia nước ngoài mới đến là cá nhân không cư trú mà không kiểm tra điều kiện 12 tháng và điều kiện nơi ở thường xuyên.
- Bỏ sót tiền lương hoặc tiền thưởng do công ty mẹ chi trả ở nước ngoài cho công việc thực hiện tại Việt Nam.
- Loại các khoản phụ cấp cố định khỏi căn cứ đóng bảo hiểm trong khi hợp đồng lao động ghi đó là khoản trả thường xuyên.
- Đóng bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên nước ngoài, hoặc không đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên nước ngoài có hợp đồng từ 12 tháng trở lên.
- Dùng tỷ giá cũ để quy đổi tiền lương ngoại tệ sau ngày 01/01 hoặc 01/7.
- Để giấy phép lao động hết hạn trong khi vẫn tiếp tục trả lương.
Khi nào nên thuê dịch vụ tính lương tại TP.HCM
Theo nhận định chuyên môn của chúng tôi, dịch vụ tính lương tại TP.HCM đáng cân nhắc khi doanh nghiệp có bộ phận nhân sự nhỏ, trả một phần lương bằng ngoại tệ hoặc ở nước ngoài, hoặc cần phiếu lương và báo cáo bằng tiếng Anh cho công ty mẹ. Tự tính lương nội bộ phù hợp khi đội ngũ ổn định và người phụ trách nhân sự đã nắm vững quy định của Việt Nam. Dù chọn cách nào, doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm khấu trừ và nộp đúng hạn.
Câu hỏi thường gặp
Người nước ngoài có phải đóng bảo hiểm xã hội tại Việt Nam không? Có, nếu làm việc theo hợp đồng lao động từ 12 tháng trở lên, trừ trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, đã đủ tuổi nghỉ hưu khi giao kết hợp đồng, hoặc điều ước quốc tế có quy định khác (khoản 2 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội).
Nhân viên nước ngoài có phải đóng bảo hiểm thất nghiệp không? Không. Luật Việc làm số 74/2025/QH15 áp dụng cho công dân Việt Nam.
Thuế TNCN của cá nhân không cư trú được tính thế nào? Bằng 20% tổng thu nhập từ tiền lương, tiền công nhận được cho công việc tại Việt Nam, bất kể nơi chi trả (Điều 21 Luật Thuế TNCN). Thuế tính trên số tiền gộp, không được giảm trừ gia cảnh.
Mức giảm trừ gia cảnh năm 2026 là bao nhiêu? 15,5 triệu đồng/tháng cho người nộp thuế và 6,2 triệu đồng cho mỗi người phụ thuộc (khoản 1 Điều 10 Luật Thuế TNCN), áp dụng từ kỳ tính thuế 2026.
Điều gì thay đổi từ ngày 05/12/2026? Nghị định số 393/2026/NĐ-CP thay thế Nghị định số 219/2025/NĐ-CP về giấy phép lao động và trường hợp miễn. Hãy kiểm tra điều khoản chuyển tiếp đối với hồ sơ đang xử lý tại thời điểm đó.
Dịch vụ tính lương tại TP.HCM nên bao gồm những gì? Tối thiểu gồm tính lương từ gộp sang thực nhận, phiếu lương, khấu trừ và khai thuế TNCN, tính bảo hiểm và quyết toán thuế TNCN cuối năm. Với đội ngũ có cả người nước ngoài, hãy kiểm tra thêm đơn vị cung cấp có theo dõi tình trạng cư trú, tiền lương ngoại tệ và ngày hết hạn giấy phép lao động hay không.
Phí dịch vụ tính lương tại TP.HCM được tính thế nào? Phí thường phụ thuộc số lượng nhân viên, tỷ lệ người nước ngoài, việc có trả một phần lương ở nước ngoài hay không, và các báo cáo bạn cần. Chỉ nên so sánh báo giá khi phạm vi công việc đã được viết ra theo cùng một cách cho mỗi đơn vị.
Pham Consult cung cấp dịch vụ tính lương tại TP.HCM và Hà Nội như thế nào
Dịch vụ tính lương của Pham Consult bao gồm thiết lập hệ thống lương ban đầu cho doanh nghiệp mới thành lập, tính lương và lập phiếu lương hằng tháng, bảng tổng hợp lương, và theo dõi phúc lợi, tiền thưởng, hợp đồng lao động, bảng chấm công và báo cáo lao động. Về thuế, đội ngũ của chúng tôi xử lý mã số thuế cá nhân của nhân viên, tính và khấu trừ thuế TNCN, tờ khai thuế TNCN và quyết toán thuế TNCN cuối năm, đồng thời tư vấn cơ cấu thu nhập.
Bảng lương gắn trực tiếp với kế toán và tư vấn thuế, nên số liệu trên bảng lương, sổ sách và tờ khai thuế khớp với nhau. Pham Consult làm việc tại TP.HCM (Tòa nhà Trilimex, 487–489 Điện Biên Phủ) và Hà Nội (54 Láng Hạ).
Đề nghị rà soát bảng lương để kiểm tra tình trạng cư trú, căn cứ đóng bảo hiểm và thời hạn giấy phép lao động của đội ngũ hiện tại cùng đội ngũ dịch vụ tính lương tại TP.HCM của Pham Consult.
Liên hệ: +84 932 103 118
Email: info@phamconsult.com
