EN Giấy phép lao động (Work Permit) được xem là “tấm thẻ thông hành” pháp lý bắt buộc để người lao động nước ngoài có thể làm việc hợp pháp và lâu dài tại Việt Nam. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, giấy phép này chỉ được gia hạn duy nhất một lần với thời hạn tối đa 02 năm. Điều này đặt ra một bài toán pháp lý hóc búa cho cả doanh nghiệp và người lao động khi thời hạn gia hạn cuối cùng sắp kết thúc nhưng nhu cầu tiếp tục công việc vẫn còn hiện hữu. Lúc này, người lao động không thể tiếp tục quy trình “gia hạn” thông thường mà phải thực hiện thủ tục cấp mới giấy phép lao động theo một trình tự nghiêm ngặt. Việc chậm trễ hoặc sai sót trong quá trình chuyển đổi này không chỉ dẫn đến nguy cơ bị trục xuất mà còn khiến doanh nghiệp đối mặt với những khoản phạt hành chính nặng nề. Để nắm vững lộ trình xử lý chuẩn xác khi giấy phép lao động hết thời hạn gia hạn, hãy cùng Phạm Consult tìm hiểu các bước thực hiện cụ thể ngay sau đây.
- Khi hết thời hạn gia hạn giấy phép lao động, người lao động nước ngoài muốn tiếp tục làm việc phải làm gì?
Theo Điều 29 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động của người nước ngoài sau khi hết thời hạn cấp lần đầu mà người lao động nước ngoài vẫn có nhu cầu tiếp tục làm việc tại Việt Nam thì sẽ được gia hạn theo thời hạn của một trong các trường hợp quy định tại Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, việc gia hạn chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm.
Sau khi hết thời hạn gia hạn giấy phép lao động, người lao động nước ngoài mà có nhu cầu tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động tại cùng vị trí công việc và lĩnh vực làm việc sẽ phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động như cấp giấy phép lao động mới. Tuy nhiên hồ sơ sẽ được đơn giản hóa hơn so với cấp mới hoàn toàn ban đầu.
- Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động sau khi hết thời hạn gia hạn
Theo khoản 3 Điều 20 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động trong trường hợp người lao động nước ngoài đã được gia hạn giấy phép lao động có nhu cầu tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động tại cùng vị trí công việc và lĩnh vực làm việc bao gồm các tài liệu sau:
(i) Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động;
(ii) Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có đủ điều kiện cấp, trừ trường hợp kết quả khám sức khỏe đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin về quản lý hoạt động khám bệnh, chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế. Đối với giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng trong trường hợp Việt Nam và quốc gia hoặc vùng lãnh thổ cấp giấy khám sức khỏe có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và thời hạn sử dụng của giấy khám sức khỏe đó không quá 12 tháng kể từ ngày được cấp;
(iii) Hộ chiếu còn thời hạn;
(iv) 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính);
(v) Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài là một trong các giấy tờ sau:
– Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam và xác nhận đã được người sử dụng lao động tại nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam làm việc đối với trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp;
– Văn bản của người sử dụng lao động cử người lao động nước ngoài kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận được ký kết đối với trường hợp thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, xã hội hoặc tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam;
– Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài và văn bản chứng minh người lao động nước ngoài đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam được ít nhất 24 tháng đối với trường hợp nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng;
– Trường hợp chào bán dịch vụ phải có văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;
– Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí dự kiến làm việc đối với trường hợp được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc trừ trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp;
– Trường hợp là chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần, chủ sở hữu, thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng phải có giấy tờ chứng minh là nhà quản lý theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
(vi) Bản sao giấy phép lao động đã được cấp;
(vii) Giấy tờ chứng minh đối với trường hợp người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành.
Theo đó, hồ sơ cấp giấy phép lao động mới trong trường hợp người lao động nước ngoài đã được gia hạn giấy phép lao động có nhu cầu tiếp tục làm việc tại cùng vị trí công việc và lĩnh vực làm việc được đơn giản hóa hơn so với việc cấp mới hoàn toàn ban đầu. Cụ thể, người lao động nước ngoài lúc này không cần phải xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp mới.
- Trình tự, thủ tục đề nghị cấp giấy phép lao động sau khi hết thời hạn gia hạn
Trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.
Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia đến cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động.
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.
Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hoặc không cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Đối với người lao động nước ngoài theo quy định tại các điểm a và m khoản 1 Điều 2 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, sau khi người lao động nước ngoài được cấp giấy phép lao động thì người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến làm việc. Khi được yêu cầu, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết tới cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy phép lao động.
