EN Theo quy định của pháp luật, văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp để bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp cho doanh nghiệp đó.
Văn phòng đại diện thường được đặt tại địa bàn mà doanh nghiệp đó không có trụ sở. Đáng chú ý, VPĐD không thực hiện bất kỳ chức năng kinh doanh nào của doanh nghiệp mà chỉ thực hiện các hoạt động như: nghiên cứu, thăm dò thị trường, quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động, thực hiện báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền. Vì vậy, VPĐD không trực tiếp tạo ra lợi nhuận và chỉ có tính hỗ trợ cho công ty mẹ trong việc phát triển hoạt động kinh doanh của mình. Qua bài viết hôm nay, cùng Pham Consult tìm hiểu về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
Quy định pháp luật về văn phòng đại diện của doanh nghiệp
Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Có thể hiểu rằng văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với đối tác trừ khi có ủy quyền từ trụ sở chính. Doanh nghiệp quản lý các hoạt động của văn phòng đại diện, nên mọi hoạt động về kê khai thuế, xuất hóa đơn sẽ do trụ sở chính của doanh nghiệp quản lý.
Các trường hợp chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện
Theo quy định tại Điều 213 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện của doanh nghiệp chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau đây:
– Trường hợp chấm dứt văn phòng đại diện theo quyết định của chính doanh nghiệp đó. Trong trường hợp này, khi doanh nghiệp muốn chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện thì phải ra quyết định chấm dứt văn phòng đại diện đó. Theo đó, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.
– Trường hợp theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Các trường hợp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện được quy định tại Điều 77 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp như sau:
+ Nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện là giả mạo;
+ Văn phòng đại diện ngừng hoạt động 01 năm mà không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế;
+ Theo quyết định của Tòa án, đề nghị của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của luật.
- Hồ sơ, thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
- Hồ sơ
– Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện (mẫu Phụ lục II-20 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
– Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
– Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện.
– Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế của văn phòng đại diện và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
– Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
– Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
– Thông báo xác nhận trả con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện (nếu có).
– Giấy đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động quy định (trường hợp chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp được cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương);
– Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư và bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế của chi nhánh (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh được cấp Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương).
– Xác nhận của Cơ quan thuế (nếu có).
- Thủ tục
Bước 1: Thủ tục giải thể văn phòng đại diện với cơ quan thuế
Doanh nghiệp gửi công văn tới cơ quan thuế để xin đóng mã số thuế văn phòng đại diện công ty. Hồ sơ kèm theo bao gồm:
– Thông báo đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế văn phòng đại diện;
– Quyết định giải thể văn phòng đại diện công ty của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị;
– Biên bản họp giải thể văn phòng đại diện công ty của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị;
– Bản photo giấy phép kinh doanh văn phòng đại diện
– Văn bản ủy quyền nếu không phải đại điện pháp luật
Sau khi có xác nhận không nợ thuế của Chi Cục thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở thì Cục thuế ra thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế của văn phòng đại diện.
Bước 2: Trả dấu tròn văn phòng đại diện (nếu có)
– Nếu văn phòng đại diện có sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp cần phải làn thủ tục trả con dấu, giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu của văn phòng đại diện cho cơ quan công an để được cấp giấy chứng nhận đã thu hồi con dấu.
– Nếu văn phòng đại diện sử dụng con dấu và thông báo mẫu dấu lên Sở KH&ĐT thì lưu trữ tại công ty.
Bước 3: Thủ tục giải thể văn phòng đại diện công ty mới nhất năm 2021 tại cơ quan đăng ký doanh nghiệp
Doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động chi nhánh theo phương thức sau đây:
– Nộp hồ sơ về việc giải thể văn phòng đại diện công ty trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh;
– Nộp hồ sơ về việc giải thể văn phòng đại diện công ty qua dịch vụ bưu chính;
– Nộp hồ sơ về việc giải thể văn phòng đại diện công ty qua mạng thông tin điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn)
- Lưu ý:
Việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp gửi thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.
- Nhận kết quả về việc giải thể văn phòng đại diện doanh nghiệp
– Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ các hồ sơ về việc giải thể văn phòng đại diện doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan quản lý đầu tư kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ giải thể văn phòng đại diện công ty.
– Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được cấp thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện và đăng bố cáo thông tin giải thể chi nhánh trên cổng thông tin quốc gia.
