EN Nghị định 293/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 23/07/2026, có hiệu lực từ ngày 11/09/2026, hướng dẫn thực thi Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille). Nghị định thiết lập cơ chế chứng nhận Apostille thay cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống đối với giấy tờ công thuộc phạm vi áp dụng giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên có quan hệ áp dụng Công ước. Quy định mới được kỳ vọng đơn giản hóa thủ tục hành chính, tiết kiệm thời gian và chi phí cho cá nhân, doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng giấy tờ xuyên biên giới.
1. Thay đổi cơ chế xác thực giấy tờ công: Từ hợp pháp hóa lãnh sự sang chứng nhận Apostille
Điểm đổi mới quan trọng nhất của Nghị định 293/2026/NĐ-CP là triển khai cơ chế chứng nhận Apostille theo Công ước La Hay năm 1961. Theo đó, thay vì phải thực hiện quy trình chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự qua cơ quan đại diện ngoại giao, giấy tờ công thuộc phạm vi điều chỉnh chỉ cần được cấp chứng nhận Apostille bởi cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi giấy tờ được ban hành.
Cơ chế này được áp dụng theo hai chiều:
- Đối với giấy tờ công của Việt Nam sử dụng tại nước ngoài: Giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam lập hoặc cấp, sau khi được cấp chứng nhận Apostille, có thể được sử dụng tại quốc gia thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam mà không phải tiếp tục thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao của quốc gia đó.
- Đối với giấy tờ công của nước ngoài sử dụng tại Việt Nam: Giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia thành viên Công ước cấp, đã được cấp chứng nhận Apostille hợp lệ, được miễn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự khi sử dụng tại Việt Nam.
Như vậy, cơ chế Apostille giúp đơn giản hóa quy trình xác thực giấy tờ xuyên biên giới, đồng thời giảm bớt các khâu trung gian trong quá trình chuẩn bị hồ sơ hành chính, đầu tư, kinh doanh và các giao dịch dân sự có yếu tố nước ngoài.
2. Quy định cụ thể về phạm vi giấy tờ được cấp chứng nhận Apostille
Nghị định 293/2026/NĐ-CP làm rõ các nhóm giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi được cấp chứng nhận Apostille tại Điều 10, bao gồm:
- Giấy tờ trong hoạt động tố tụng và thi hành án: Bản án, quyết định, văn bản tố tụng của Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Cơ quan điều tra; văn bản của cơ quan thi hành án và vi bằng do Thừa phát lại lập.
- Giấy tờ hành chính: Giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng tử, giấy tờ về quốc tịch, nuôi con nuôi, phiếu lý lịch tư pháp, văn bằng, chứng chỉ, giấy xác nhận kết quả học tập, giấy khám sức khỏe và các giấy tờ hành chính khác do cơ quan có thẩm quyền cấp.
- Văn bản công chứng: Hợp đồng, giao dịch, bản dịch và bản sao đã được công chứng.
- Văn bản chứng thực: Bản sao chứng thực từ bản chính, chứng thực chữ ký, chữ ký người dịch và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Tuy nhiên, không phải mọi tài liệu đều được áp dụng cơ chế Apostille. Theo Điều 11, một số giấy tờ không thuộc phạm vi cấp chứng nhận bao gồm giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự Việt Nam lập trong quá trình thực hiện chức năng ngoại giao, lãnh sự; giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan (trừ trường hợp được quy định riêng); giấy tờ chưa được cơ quan có thẩm quyền lập, cấp hoặc chứng nhận và chưa được công chứng, chứng thực.
Ngoài ra, cơ quan có thẩm quyền có thể từ chối cấp Apostille đối với giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa trái phép, có dấu hiệu giả mạo, đã bị thu hồi, hủy bỏ hoặc không còn giá trị pháp lý. Giấy tờ điện tử cũng phải có chữ ký số hợp lệ theo quy định pháp luật.
Quy định này có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định chính xác loại tài liệu được hưởng cơ chế miễn hợp pháp hóa lãnh sự, tránh tình trạng cá nhân, doanh nghiệp mặc nhiên cho rằng mọi giấy tờ sử dụng trong giao dịch quốc tế đều có thể áp dụng Apostille.
3. Đơn giản hóa phương thức nộp hồ sơ và đẩy mạnh chuyển đổi số
Một điểm mới đáng chú ý khác là việc đa dạng hóa phương thức nộp hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận Apostille. Theo Điều 12, cá nhân, tổ chức có thể lựa chọn một trong các phương thức sau:
- Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan có thẩm quyền;
- Nộp hồ sơ thông qua dịch vụ bưu chính;
- Nộp hồ sơ trực tuyến toàn trình trên Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia.
Đối với hồ sơ giấy, thành phần cơ bản gồm tờ khai đề nghị cấp chứng nhận Apostille và bản chính giấy tờ công cần chứng nhận. Trường hợp giấy tờ là bản sao có chứng thực hoặc bản dịch có chứng thực thì người đề nghị nộp bản sao hoặc bản dịch tương ứng.
Đối với hồ sơ trực tuyến, người đề nghị sử dụng tờ khai điện tử và bản điện tử của giấy tờ công có chữ ký số hợp lệ của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền.
Đáng chú ý, Nghị định cũng đặt nền tảng pháp lý cho việc triển khai chứng nhận Apostille điện tử (e-Apostille), Kho quản lý dữ liệu điện tử và Sổ đăng ký điện tử (e-Register). Theo đó, chứng nhận Apostille điện tử được tích hợp hoặc gắn liền với giấy tờ công điện tử, bảo đảm tính toàn vẹn và có giá trị pháp lý theo quy định.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc triển khai đầy đủ hệ thống điện tử không diễn ra đồng loạt ngay khi Nghị định có hiệu lực. Theo khoản 4 Điều 36, trong thời gian Hệ thống thông tin Apostille chưa được đưa vào vận hành, cơ quan có thẩm quyền vẫn cấp chứng nhận Apostille bằng giấy. Việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ trực tuyến được thực hiện trên hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Ngoại giao kết nối với Cổng Dịch vụ công quốc gia. Cơ chế cấp e-Apostille, Sổ đăng ký điện tử và mã QR sẽ được triển khai khi Hệ thống thông tin Apostille chính thức vận hành.
Quy định này cho thấy định hướng chuyển đổi số trong hoạt động xác thực giấy tờ quốc tế, đồng thời bảo đảm tính liên tục của thủ tục hành chính trong giai đoạn chuyển tiếp.
4. Xác định cơ quan có thẩm quyền và trách nhiệm xác minh chứng nhận Apostille
Theo Điều 6, Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận Apostille của Việt Nam. Bộ trưởng Bộ Ngoại giao có trách nhiệm quy định cụ thể cơ quan thực hiện việc cấp chứng nhận và tiêu chí, điều kiện, lộ trình phân cấp thẩm quyền cho UBND cấp tỉnh.
Bên cạnh đó, Nghị định quy định cá nhân, tổ chức có thể đề nghị cấp Apostille đối với giấy tờ của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền. Tuy nhiên, người đề nghị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của việc nộp và sử dụng giấy tờ.
Một điểm cần lưu ý là chứng nhận Apostille chỉ xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công, bao gồm tính xác thực của chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người ký và con dấu hoặc dấu đóng trên giấy tờ (nếu có). Apostille không xác nhận tính chính xác, hợp pháp hay nội dung của tài liệu.
Đối với giấy tờ nước ngoài sử dụng tại Việt Nam, Điều 25 quy định cơ quan, tổ chức tiếp nhận không được yêu cầu thực hiện thêm thủ tục chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ đã được cấp Apostille hợp lệ.
Tuy nhiên, Điều 26 cũng quy định những trường hợp giấy tờ có Apostille vẫn có thể bị từ chối tiếp nhận, chẳng hạn như giấy tờ không thuộc phạm vi giấy tờ công, chứng nhận được cấp không đúng thẩm quyền, có dấu hiệu giả mạo hoặc nội dung vi phạm pháp luật Việt Nam, xâm phạm lợi ích Nhà nước, trái với các nguyên tắc cơ bản về trật tự công cộng và đạo đức xã hội.
Như vậy, cơ chế Apostille không loại bỏ trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ mà chuyển trọng tâm từ việc xác thực qua nhiều cơ quan sang xác nhận nguồn gốc giấy tờ theo một cơ chế thống nhất.
5. Quy định chuyển tiếp và phạm vi tiếp tục áp dụng thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự
Nghị định 293/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 11/09/2026. Tuy nhiên, việc áp dụng cơ chế Apostille không đồng nghĩa với việc bãi bỏ hoàn toàn thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự.
Theo Điều 35, thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự vẫn tiếp tục được áp dụng đối với:
- Giấy tờ công của Việt Nam sử dụng tại quốc gia không phải thành viên Công ước Apostille;
- Giấy tờ, tài liệu không thuộc phạm vi giấy tờ công hoặc không đủ điều kiện cấp chứng nhận Apostille;
- Các trường hợp khác không thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định.
Đồng thời, Điều 36 quy định các trường hợp chuyển tiếp nhằm bảo đảm quyền lợi của người sử dụng giấy tờ. Theo đó, giấy tờ công của nước ngoài đã được Việt Nam hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày Nghị định có hiệu lực vẫn tiếp tục có giá trị sử dụng tại Việt Nam, không phải thực hiện lại thủ tục cấp Apostille.
Đối với hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự của Việt Nam đã được tiếp nhận hợp lệ trước ngày 11/09/2026 nhưng chưa có kết quả, cơ quan có thẩm quyền tiếp tục giải quyết theo quy định cũ. Người được cấp vẫn có quyền đề nghị cấp Apostille đối với giấy tờ đó theo quy định mới.
Đây là cơ chế chuyển tiếp quan trọng, giúp hạn chế phát sinh chi phí và thủ tục không cần thiết đối với những hồ sơ đã được thực hiện trước thời điểm Nghị định có hiệu lực.
Kết luận
Nhìn chung, Nghị định 293/2026/NĐ-CP không chỉ đơn giản hóa quy trình xác thực giấy tờ công mà còn tạo tiền đề cho việc số hóa hoạt động chứng nhận, tra cứu và xác minh giấy tờ quốc tế. Việc nắm bắt đúng phạm vi áp dụng và các trường hợp ngoại lệ sẽ giúp cá nhân, doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, hạn chế thời gian và chi phí phát sinh khi thực hiện các thủ tục có yếu tố nước ngoài.
