EN Trong quá trình vận hành và phát triển, việc tái cơ cấu bộ máy quản lý nhằm đáp ứng các chiến lược kinh doanh mới hay thay đổi nhân sự cấp cao là điều tất yếu đối với mỗi doanh nghiệp. Trong đó, chi nhánh với tư cách là đơn vị phụ thuộc, thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năng của doanh nghiệp, đòi hỏi người đứng đầu phải luôn giữ vai trò điều hành trực tiếp và chịu trách nhiệm trước pháp luật cũng như tổng công ty. Việc thay đổi người đứng đầu chi nhánh không chỉ là một quyết định nhân sự nội bộ, mà còn là một thủ tục hành chính bắt buộc phải thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn nghiêm ngặt để cập nhật Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động. Để quy trình chuyển giao quyền lực này diễn ra nhanh chóng, hợp pháp và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý, hãy cùng Phạm Consult tìm hiểu các bước và hồ sơ cần thiết ngay sau đây.
- Quy định về việc thay đổi người đứng đầu chi nhánh của doanh nghiệp
Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền.
Hiện nay, pháp luật không quy định cụ thể về khái niệm người đứng đầu chi nhánh là gì. Tuy nhiên, khoản 5 Điều 84 Bộ Luật Dân sự 2015 quy định: Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền. Theo đó, ta có thể hiểu rằng về vai trò, quyền hạn, người đứng đầu chi nhánh đại diện thực hiện nhiệm vụ của công ty theo uỷ quyền. Như vậy, giữa người đứng đầu chi nhánh và phía doanh nghiệp sẽ tiến hành lập một văn bản uỷ quyền, trong đó quy định chi tiết quyền và nghĩa vụ, vai trò, phạm vi công việc của người đứng đầu chi nhánh.
Về chức danh, trong Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh không quy định rõ chức danh mà chỉ ghi là người đứng đầu chi nhánh. Tuy nhiên, người đứng đầu chi nhánh là một trong những nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, do đó, khi thay đổi người đại diện chi nhánh cần tiến hành thủ tục Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh.
- Hồ sơ đăng ký thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Theo Điều 56 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thay đổi người đứng đầu chi nhánh bao gồm các tài liệu sau:
– Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh;
– Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu chi nhánh mới, bao gồm căn cước công dân/căn cước (đối với người Việt Nam) hoặc hộ chiếu (đối với người nước ngoài);
– Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp (trong trường hợp người đại diện không trực tiếp nộp hồ sơ). Văn bản ủy quyền này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.
- Trình tự, thủ tục đăng ký thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Theo khoản 1 Điều 56 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trường hợp thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, cụ thể là thay đổi người đứng đầu chi nhánh, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký của doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh hoặc Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh nếu doanh nghiệp có nhu cầu; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.
Đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, người nộp hồ sơ sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
