EN Văn phòng đại diện, mặc dù không thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp, nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh, mở rộng mạng lưới quan hệ và hỗ trợ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, khi không còn phù hợp với chiến lược phát triển hoặc vì các lý do khác, doanh nghiệp có thể quyết định chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện. Việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện là một thủ tục pháp lý quan trọng, đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của pháp luật..
- Khái niệm văn phòng đại diện của doanh nghiệp
Theo quy định của pháp luật, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp mà chỉ thực hiện các hoạt động như nghiên cứu, thăm dò thị trường, thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, thực hiện báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền,… Do đó, văn phòng đại diện không trực tiếp tạo ra lợi nhuận và chỉ hỗ trợ công ty mẹ trong việc phát triển hoạt động kinh doanh.
- Các trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp
Theo Điều 213 Luật Doanh nghiệp năm 2020, văn phòng đại diện của doanh nghiệp chấm dứt hoạt động nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
– Văn phòng đại diện của doanh nghiệp chấm dứt hoạt động theo quyết định của chính doanh nghiệp đó.
– Văn phòng đại diện của doanh nghiệp chấm dứt hoạt động theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Khi chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người đứng đầu văn phòng đại diện bị chấm dứt hoạt động liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
- Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp
Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp bao gồm các loại tài liệu sau:
– Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện theo Mẫu Phụ lục II-20 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT;
– Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo Mẫu số 24/ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư số 86/2024/TT-BTC;
– Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
– Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện việc nộp hồ sơ (trong trường hợp người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không trực tiếp nộp hồ sơ).
– Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền.
- Thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện của doanh nghiệp
Bước 1: Thực hiện thủ tục chấm dứt mã số thuế của văn phòng đại diện tại Cơ quan thuế
Theo quy định tại Điều 72 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, trước khi thông báo chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện thì doanh nghiệp và văn phòng đại diện phải đăng ký với Cơ quan thuế để chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật về thuế.
Bước 2: Thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện
Sau khi hoàn tất thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế và hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế theo quy định, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi hồ sơ Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông tin về việc văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động cho Cơ quan thuế. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin của Phòng Đăng ký kinh doanh, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế của văn phòng đại diện đến Phòng đăng ký kinh doanh.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp nếu không nhận được ý kiến từ chối của Cơ quan thuế, đồng thời ra thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện.
