EN Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là một loại hình rất phổ biến tại thị trường Việt Nam bởi những ưu điểm nổi bật của nó. Thông thường, các công ty mẹ tại nước ngoài thành lập văn phòng đại diện để thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường, xúc tiến thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của công ty mẹ nước ngoài tại Việt Nam. Tuy nhiên, cũng có không ít các Văn phòng đại diện không có nhu cầu tiếp tục hoạt động hoặc công ty mẹ có những dự án đầu tư khác dẫn đến phải chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện. Việc đóng cửa Văn phòng đại diện có phần dễ dàng hơn việc giải thể một công ty nhưng không phải Văn phòng đại diện nào cũng nắm rõ và tuân thủ đúng các quy trình thủ tục theo quy định của pháp luật. Trong bài viết này, Pham Consult sẽ đưa ra các trình tự, thủ tục cần thực hiện khi đóng cửa văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
Văn bản pháp luật liên quan:
- Luật Thương mại 2005;
- Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.
- Các trường hợp thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
Theo Điều 35 Nghị định 07/2016/ND-CP, Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau:
- Theo đề nghị của thương nhân nước ngoài.
- Khi thương nhân nước ngoài chấm dứt hoạt động theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
- Hết thời hạn hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập mà thương nhân nước ngoài không đề nghị gia hạn.
- Hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn.
- Bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
- Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện không còn đáp ứng một trong những điều kiện để được cấp giấy phép thành lập.
- Thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
- Bước 1: Quyết toán các nghĩa vụ về thuế bao gồm thủ tục đóng mã số thuế của Văn phòng đại diện và quyết toán thuế thu nhập cá nhân của Trưởng văn phòng đại diện.
- Bước 2: Quyết toán các nghĩa vụ bảo hiểm với cơ quan bảo hiểm xã hội cho người lao động (nếu có), nghĩa vụ tài chính với người lao động (nếu có);
- Bước 3: Trả dấu của văn phòng đại diện tại cơ quan công an
- Bước 4: Thực hiện thủ tục trả Giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện tại Sở Công Thương.
- 3. Hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện
Hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện được quy định tại Điều 36 Nghị định 07/2016/ND-CP như sau:
- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
- Bản sao vănbản của Cơ quan cấp Giấy phép không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Giấy phép thành lập Chi nhánh (đối với trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 35 Nghị định này) hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, của Cơ quan cấp Giấy phép;
- Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
- Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
- Bản chính Giấy phép thành lập Vănphòng đại diện.
Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ:
+ Sở Công Thương đối với trường hợp trụ sở Văn phòng đại diện có địa chỉ ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu tinh tế và khu công nghệ cao.
+ Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Bản quản lý) đối với trường hợp Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
Lưu ý khi đóng cửa/giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Cơ quan nhà nước không cấp văn bản xác nhận về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện mà có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện.
Thương nhân nước ngoài, Văn phòng đại diện phải niêm yết công khai về việc chấm dứt hoạt động tại trụ sở của Văn phòng đại diện và thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật khi Văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động.
Trong quá trình đóng cửa văn phòng đại diện, cơ quan thuế kiểm tra, quyết toán thuế, trường hợp Văn phòng đại diện phát sinh vi phạm sẽ phải nộp đủ số tiền thuế và tiền phạt nếu có trước khi ra thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
- Dịch vụ Tư vấn chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của Pham Consult
Với kinh nghiệm nhiều năm trong hoạt động tư vấn chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện và các vấn đề pháp lý khác trong quá trình đăng ký chấm dứt hoạt động như quyết toán thuế, lao động, bảo hiểm xã hội, … Pham Consult cung cấp các dịch vụ với chi phí cạnh tranh nhất trên thị trường, hỗ trợ cho quý khách hàng đạt thuận lợi tối đa trong các công việc:
- Tư vấn điều kiện, thủ tục và các vấn đề liên quan khi chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của Nhà đầu tư nước ngoài.
- Tư vấn và thực hiện các thủ tục Quyết toán thuế và các nghĩa vụ bảo hiểm với cơ quan bảo hiểm xã hội, nghĩa vụ tài chính với người lao động (thường sẽ là phần tốn nhiều thời gian và công sức đối với những công ty không có kinh nghiệm về thuế, kế toán, bảo hiểm xã hội, …)
- Soạn thảo toàn bộ hồ sơ bằng song ngữ (Tiếng Việt và Tiếng Anh) đảm bảo Nhà đầu tư nước ngoài có thể dễ dàng theo dõi và báo cáo với Công ty mẹ (nếu khách hàng có yêu cầu);
- Hỗ trợ khách hàng các thủ tục sao y công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng;
- Đại diện khách hàng nộp hồ sơ và nhận kết quả tại các cơ quan nhà nước;
- Tư vấn, giải trình với các cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội, cơ quan quản lý trong trường hợp phát sinh vấn đề;
Nếu Khách hàng có ý định chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện và Quý khách hàng vẫn còn nhiều vướng mắc trong việc tìm hiểu các quy định của thủ tục này thì hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới để được tư vấn miễn phí. Pham Consult cam kết sẽ mang đến cho Quý khách hàng sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất nhằm giúp Quý khách tối ưu hóa chi phí hoạt động cho mục tiêu kinh doanh của mình.
