EN Quản lý nhân sự nước ngoài đòi hỏi sự chuẩn xác tuyệt đối về mặt hồ sơ để tránh các rủi ro pháp lý ngoài ý muốn cho cả doanh nghiệp và người lao động. Trong quá trình vận hành, việc điều chỉnh vị trí hoặc phương thức hợp tác dẫn đến tình trạng người lao động nước ngoài thay đổi hình thức làm việc, đặt ra bài toán hóc búa về việc liệu có phải thực hiện thủ tục cấp Giấy phép lao động mới hay không. Sự nhầm lẫn giữa các khái niệm “cấp mới”, “cấp lại” hay chỉ đơn thuần là cập nhật thông tin có thể dẫn đến những hệ lụy nghiêm trọng như xử phạt hành chính nặng nề hoặc thậm chí là trục xuất người lao động do vi phạm quy định về sử dụng lao động ngoại quốc. Việc xác định đúng trình tự thủ tục không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản trị mà còn bảo vệ tối đa quyền lợi của các bên liên quan. Hãy cùng Phạm Consult tìm hiểu quy định này.
- Thay đổi hình thức làm việc phải cấp giấy phép lao động mới hay không?
Hình thức làm việc của người lao động nước ngoài là một trong những nội dung được ghi nhận trên giấy phép lao động. Theo Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, trường hợp thay đổi một trong các nội dung ghi trong giấy phép lao động còn thời hạn: họ và tên; quốc tịch; số hộ chiếu; đổi tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động sẽ phải thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động.
Tuy nhiên, đối với trường hợp người nước ngoài thay đổi hình thức làm việc mà trước đó đã được cấp giấy phép lao động và đang còn hiệu lực nhưng không thay đổi người sử dụng lao động sẽ được áp dụng theo khoản 2 Điều 20 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Cụ thể lúc này người sử dụng lao động sẽ phải thực hiện thủ tục ề nghị cấp giấy phép lao động mới cho người nước ngoài chứ không cấp lại giấy phép lao động.
- Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động mới trong trường hợp thay đổi hình thức làm việc
Theo khoản 2 Điều 20 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động mới trong trường hợp thay đổi hình thức làm việc nhưng không thay đổi người sử dụng lao động bao gồm các tài liệu sau:
– Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động.
– Hộ chiếu còn thời hạn.
– 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).
– Một trong các giấy tờ chứng minh hình thức làm việc theo quy định tại khoản 6 Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, cụ thể:
+ Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam và xác nhận đã được người sử dụng lao động tại nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam làm việc đối với trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp;
+ Văn bản của người sử dụng lao động cử người lao động nước ngoài kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận được ký kết đối với trường hợp thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, xã hội hoặc tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam;
+ Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài và văn bản chứng minh người lao động nước ngoài đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam được ít nhất 24 tháng đối với trường hợp nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng;
+ Trường hợp chào bán dịch vụ phải có văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;
+ Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí dự kiến làm việc đối với trường hợp được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc trừ trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp;
+ Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần, chủ sở hữu, thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng phải có giấy tờ chứng minh là nhà quản lý.
– Bản sao giấy phép lao động đã được cấp.
Theo đó, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động mới đối với trường hợp người nước ngoài thay đổi hình thức làm việc mà trước đó đã được cấp giấy phép lao động và đang còn hiệu lực nhưng không thay đổi người sử dụng lao động đã được tối giản hơn so với hồ sơ cấp giấy phép lao động hoàn toàn mới. Cụ thể, người lao động nước ngoài không cần phải cung cấp lại giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp và giấy tờ chứng minh vị trí công việc của mình.
- Trình tự, thủ tục đề nghị cấp đề nghị cấp giấy phép lao động mới trong trường hợp thay đổi hình thức làm việc
Trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.
Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia đến cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động.
Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và thực hiện cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.
Trường hợp không chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hoặc không cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
