EN Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng phát triển, việc mở rộng mạng lưới hoạt động và tìm kiếm thị trường mới là bước đi chiến lược không thể thiếu của các doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp Việt Nam, việc thành lập văn phòng đại diện không chỉ giúp tối ưu hóa công tác giao dịch, tiếp thị mà còn khẳng định sự hiện diện chuyên nghiệp của thương hiệu tại các địa phương khác nhau. Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình vận hành được thông suốt và tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp cần nắm vững các trình tự, thủ tục hồ sơ theo Luật Doanh nghiệp. Hãy cùng Phạm Consult tìm hiểu các bước đăng ký thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
- Văn phòng đại diện của doanh nghiệp là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
Theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp năm 2020, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.
Khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần phải lưu ý những điều sau về tên của văn phòng đại diện:
+ Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
+ Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
+ Tên văn phòng đại diện phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
- Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp
Theo Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 và khoản 1 Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp bao gồm các loại tài liệu sau:
– Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;
– Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, cụ thể:
+ Bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh;
+ Bản sao quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
+ Bản sao quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
– Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện. Trường hợp kê khai số định danh cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện thì hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày quyết định thành lập văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp chuẩn bị và gửi hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt văn phòng đại diện.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp. Trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện thì phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.
Lưu ý: Đối với trường hợp đăng ký thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài, việc lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó.
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức lập văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Kèm theo thông báo phải có bản sao giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương.
Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cập nhật thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo
